Prozesse im Mitarbeiterportal

Bisher

• MA/Einkäufer füllt Bestellschein aus und „signiert“ ihn digital
• Weiterleitung an die Bereichsleitung
• BL prüft und gibt frei oder nicht
• Bis 250,00 €: BL löst die Bestellung aus, GF erhält den Bestellschein zur Kenntnis
• Über 250,00 €: Freigabe durch die Geschäftsführung
• Buchhaltung meldet die Freigabe zurück
• Einkäufer bestellt (Büromaterial: zentral durch die Verwaltung)
• Bestellschein geht zur Ablage in die Buchhaltung
• Bei Rechnungseingang wird der Bestellschein mit der Rechnung verbunden

Im Portal

1. MAerfasst Positionen, Lieferant, Begründung, Angebot (optional) und unterschreibt digital (Datum + Kürzel); wählt die zuständige BL
2. BLprüft im Reiter „Bereichsleitung“ – freigeben oder ablehnen mit Begründung
3. Portalentscheidet automatisch nach Bestellwert: bis 250,00 € sofort freigegeben (GF sieht sie „zur Kenntnis“), darüber weiter an die GF
4. GFgibt Bestellungen über 250,00 € frei oder lehnt ab; kleinere nimmt sie mit einem Klick zur Kenntnis
5. Portalmeldet die Freigabe sofort an MA (Status + E-Mail) – die Rückmeldung durch die Buchhaltung entfällt
6. MAbestellt und trägt „bestellt“ mit Bestellnummer ein – Büromaterial bestellt stattdessen die Verwaltung zentral
7. Buchhaltungfindet alle freigegebenen Bestellscheine digital abgelegt; bei Rechnungseingang: Rechnung hochladen und verbinden, Abweichungen zum Bestellwert werden angezeigt

Zu den Bestellungen →

Bisher

• MA meldet sich bei Kolleginnen oder der Bereichsleitung AU
• Kolleginnen/BL leiten die AU-Meldung an BL und Personalwesen weiter
• Personalwesen druckt aus und legt sie der GF zur Unterschrift vor (Kenntnisnahme)
• Personalwesen scannt ein und legt digital ab
• Erfassung in DATEV

Im Portal

1. MA / Kolleginerfasst die Krankmeldung selbst oder für eine Kollegin (telefonisch/persönlich/E-Mail) und wählt die zuständige BL
2. Portalinformiert BL und Personalwesen gleichzeitig – kein Weiterleiten, kein Ausdruck, kein Scan: die Meldung ist sofort digital abgelegt
3. BLnimmt die Meldung im Reiter „Bereichsleitung“ zur Kenntnis
4. Personalwesenbestätigt „gesehen“ (Bearbeitet PSB)
5. GFbestätigt die Kenntnisnahme digital (Kenntnis GF) – ersetzt die Unterschrift auf dem Ausdruck
6. Personalwesenhakt „in DATEV erfasst“ ab – der Tab „DATEV offen“ zeigt, was noch fehlt
7. MAsieht jederzeit, wer die Meldung wann zur Kenntnis genommen hat

Zu den Krankmeldungen →

Bisher

• MA füllt die Abrechnung aus und druckt sie
• MA unterschreibt, scannt ein, leitet an die BL
• BL druckt aus (falls nicht digital signiert) und unterschreibt
• BL leitet den Scan an die Buchhaltung
• Buchhaltung druckt aus und leitet zur Freigabe an die GF
• GF gibt die freigegebene Abrechnung an die Buchhaltung zurück
• Buchhaltung digitalisiert und verarbeitet in DATEV

Im Portal

1. MAerfasst die Fahrten online (km-Satz, Mitfahrende, Abzug Arbeitsweg werden automatisch berechnet), lädt Belege hoch, unterschreibt digital
2. BLprüft und zeichnet digital frei – oder gibt mit Begründung zur Korrektur zurück
3. Portalleitet automatisch an die Geschäftsführung weiter – kein Drucken, Scannen, Weiterleiten
4. GFgenehmigt digital
5. Buchhaltunglädt bei Bedarf die Excel-Datei im Originalformular-Layout, verarbeitet in DATEV und hakt „in DATEV verarbeitet“ ab

Zu den Fahrtkosten →